Se mettre en conformité avec le RGPD

 

Le sujet est vaste, très vaste. C’est pourquoi nous allons traiter ici de la mise en conformité au RGPD pour des sites vitrines. Des sites réalisés avec WebAcappella.

Vous trouverez sur le net pléthore d’articles imbuvables à ce sujet et bien souvent qui ne correspondent pas, ou peu à votre activité. Nous avons étudié avec notre partenaire Juriste Web&Ntic ce qu’implique vraiment le RGPD pour les sites vitrines et nous vous apportons une solution que vous pourrez mettre en place pour vous mais aussi pour vos clients.

Avant de commencer, voici une synthèse des points important à retenir sur le RGPD

Pour les sites vitrines qui collectent peu de données, voici comment se mettre en conformité avec le RGPD en 6 étapes !

 

1 – Remplissez un registre de traitement

Dès le 26 mai, plus besoin de déclarer ses fichiers de collecte et de traitement de données personnelles à la Cnil, comme c’était le cas avant. Mais le RGPD a renforcé les obligations des responsables et les droits des personnes sur leurs données personnelles.

Cette responsabilité accrue s’appelle en anglais « accountability » et pourrait se traduire par « responsabilité documentée » : il faut donc désormais pouvoir démontrer avec un document livrable quels traitements de données sont effectués, pourquoi et dans quelles conditions.

La Cnil édite un modèle de registre que vous pouvez télécharger en cliquant ici : www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre…. Il est donc obligatoire, mais surtout très utile car il permet de commencer votre démarche de mise en conformité, sur la base d’un document qui vous aide à « cartographier » les données que vous collectez.

Le registre de traitement est le document « interne » de l’entreprise qui sert de base pour rédiger ensuite la Politique de Confidentialité, publiée sur votre site web pour informer vos utilisateurs.

 

2 – Créez une adresse email dédiée

Créez une adresse email dédiée au traitement de demande afin que les visiteurs de votre site puissent vous contacter et exercer leur droit :

• Retirer leur consentement
• Accéder à leurs données
• Les modifier
• Demander à les effacer
• Demander à les transférer vers un tiers (droit à la portabilité)

Choisissez une adresse email qui reflète clairement le but de la démarche comme par exemple : protectiondedonnees@monsiteweb.com.

 

3 – Passer son site en HTTPS

Mettez en place un certificat SSL (Lets Encrypt) pour passer votre site en HTTPS et ainsi sécuriser les échanges de données.

Nous vous renvoyons à ce tutoriel qui vous guidera pas à pas.

 

4 – Mettre en place un bandeau d’information à l’ouverture du site

Un bandeau d’information sur les cookies et votre politique de confidentialité doit apparaitre à l’arrivé d’un visiteur sur votre site. Ce bandeau doit, à minima, offrir la possibilité au visiteur de consulter votre politique de confidentialité et de l’accepter en cliquant sur un bouton clairement identifié.

 

5 – Mettre à jour ses formulaires de contact

Concernant le formulaire de contact, il devra être simplifié au maximum, ne collectez pas de données qui ne vous sont pas utiles. Pourquoi le visiteur entre-t-il en contact avec vous, quel est l’objectif ?

• Une question au sujet de mon entreprise ou service, une demande de devis, une demande d’être recontacté par téléphone. (ces trois demandes peuvent être proposées dans un menu déroulant).
• Une inscription à votre newsletter
• Une inscription à votre newsletter contenant des sollicitations ou offres commerciales

Pour chaque objectif, il vous faudra mettre en place un formulaire distinct. Normalement un bouton “radio” devrait être affiché en bas du formulaire invitant le visiteur à valider votre politique de confidentialité en expliquant clairement pourquoi vous collectez les données demandées. Si ce bouton n’est pas coché, il ne devrait pas pouvoir vous envoyer de message et donc vous ne collecterez pas ses données.

Pour l’instant cette fonctionnalité n’est que partiellement disponible dans WebAcappella (la case à cocher est disponible depuis peu, mais il n’est pas encore possible de paramétrer le champ obligatoire ou de créer un lien hypertexte dans le libellé) mais l’équipe d’Intuisphère qui développe le logiciel nous a assuré que de nouvelles fonctionnalités concernant le formulaire de contact devraient être apportées prochainement.

En attendant cette mise à jour, vous devrez indiquer simplement en bas du formulaire la mention suivante :

• Pour la prise de contact, demande de devis ou demande de rappel : “J’ai lu et j’accepte la politique de confidentialité de ce site internet et accepte d’être recontacté “
• Pour une inscription à votre newsletter sans offre commerciale : ” Vous serez inscrit à notre liste de diffusion et recevrez régulièrement des actualités concernant notre entreprise. Vous aurez la possibilité de vous désinscrire à tout moment. Pour plus d’information, consultez notre politique de confidentialité “
• Pour une inscription à votre newsletter contenant des sollicitations ou offres commerciales : ” Vous serez inscrit à notre liste de diffusion et recevrez régulièrement des actualités concernant notre entreprise ainsi que des offres commerciales. Vous aurez la possibilité de vous désinscrire à tout moment. Pour plus d’information, consultez notre politique de confidentialité “

La mention légale doit comporter un lien vers votre page de politique de confidentialité.

 

6 – Google Analytics ?

Vous mettrez certainement en place un Google Analytics sur votre site afin d’analyser votre trafic. Là aussi, il y a une manipulation à faire pour être au norme.

La démarche à suivre est très simple, connectez vous à votre compte Google Analytics et rendez vous sur l’onglet Administration, puis dans la colonne Propriété

 

Cliquez sur Informations de suivi => Conservation des données.

Conservation des données sur les utilisateurs : sélectionnez 14 mois

 

Un kit complet pour les sites vitrines

Lorsqu’on ne collecte que peu de données et que notre site web est une vitrine, qui sert à valoriser son expertise et à augmenter les chances d’être contactés, on y installe moins de fonctionnalités et on collecte moins de données. Concrètement, un formulaire de contact servant à apporter des prospects et des potentiels clients, un ou des widgets de réseaux sociaux pour favoriser le partage et l’interaction, et un appel à l’action pour encourager les utilisateurs à s’inscrire à votre newsletter, seront vos trois fonctionnalités moteurs pour un site web efficace.

Pour les cadrer, Tonton du Web et Juriste Web&Ntic ont conçu un kit juridique fiable, adaptable et facile, qui vous permet de rapidement cadrer votre site vitrine du point de vue des données personnelles collectées.

Attention : le pack proposé correspond à une situation standard que nous avons décrite dans cet article et peut être adaptable à votre cas. Mais si vous n’en êtes pas sûrs, vous aurez peut-être besoin de conseil ou d’accompagnement pour votre mise en conformité avec le RGPD et le cadre juridique de votre site web.

Si, sur votre site, vous avez : des appels à l’action multiples, des scénarios marketing à mettre en place, des transferts de données hors de l’Union Européenne, des partenaires et/ou des sous-traitants à qui vous allez au moins en partie transférer des données, vous aurez besoin pour une mise en conformité complète de poursuivre votre démarche juridique et technique plus en avant, afin d’éviter les mauvaises surprises en cas de contrôle, et surtout des litiges avec des utilisateurs/clients mécontents de votre utilisation de leurs données personnelles.

Dans tous ces cas, ne restez pas seuls !

Prenez rendez-vous en ligne directement avec Juriste Web&Ntic, en cliquant ici.